Estructura Organizacional

1. Asamblea

La Asamblea General es el órgano máximo de administración del Fondo de Empleados, sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado con las normas legales, estatutarias y reglamentarias.

Funciones de la Asamblea

• Aprobar el orden del día y elegir los dignatarios de la Asamblea
• Determinar las directrices y políticas generales del Fondo.
• Analizar los informes de los órganos de administración y control.
• Considerar y aprobar o no los estados Financieros de cada ejercicio anual.
• Aprobar el proyecto de distribución de excedentes conforme a lo dispuesto en este Estatuto.
• Fijar los montos de aportes y ahorros obligatorios de carácter extraordinario.
• Elegir entre los asociados hábiles a los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social y Comité de Apelaciones, removerlos de sus cargos o reelegirlos si lo considera conveniente.
• Elegir el Revisor Fiscal y su suplente y fijarle su remuneración.
• Aprobar las reformas al Estatuto.
• Aprobar la fusión, incorporación, transformación, escisión, disolución y liquidación del Fondo.
• Aprobar el Reglamento de Asamblea.
• Estudiar y aprobar o improbar las propuestas que presenten los asociados o delegados.
• Nombrar las comisiones que considere convenientes, incluida la encargada de revisar y aprobar el acta de asamblea.
• Atender las quejas contra los órganos de administración y control del Fondo con el fin de exigirles la consiguiente responsabilidad.
• Crear las reservas y fondos de carácter específico de acuerdo con la Ley o el presente Estatuto.
• Crear los comités que juzgue necesarios o convenientes.
• Considerar y aprobar cuotas extraordinarias.
• Ejercer las demás funciones que, de acuerdo con la Ley, el presente estatuto y reglamentos correspondan a la Asamblea.

Clasificación General de Asambleas

Según los asistentes:

Asociados

Delegados

Universales (Artículo 182-426 C.CO)

Según el medio de celebración:

Presenciales

No presenciales (Articulo 19 y 20 C.CO)

Según el periodo en que se realizan las Asambleas Ordinarias:

In Tempore (Dentro de los tres primeros meses del año)

Extempore (Ordinaria Extemporaneo)

Derecho Propio (Articulo 422 C.CO)

Junta Directiva

Es el organismo de organización permanente que depende de las políticas y directrices fijadas por la asamblea general, de la cual provienen sus poderes y cuyo mandato debe ejecutarse. La Junta Directiva debe estar constituida por asociados, con alto sentido ético, formación y conocimiento en el campo solidario, empresarial y financiero.  La Junta Directiva es nombrada por la Asamblea General de Asociados.

 Funciones de la Junta Directiva

• Expedir su propio reglamento de funcionamiento y los demás que crea necesarios y convenientes para la prestación de los servicios y para el buen funcionamiento del Fondo.
• Nombrar de su seno al presidente, Vicepresidente y Secretario.
• Aprobar el presupuesto de ingresos y egresos anual del Fondo y el Plan de Actividades.
• Planear a corto, mediano y largo plazo el desarrollo del Fondo, fijando políticas, tasas, estrategias y metas.
• Nombrar el Gerente del Fondo y evaluar periódicamente su gestión.
• Nombrar los integrantes de los diferentes comités de apoyo que considere necesarios para el cumplimiento de la gestión social y reglamentarlos.
• Fijar la nómina de empleados permanentes del Fondo y sus respectivas asignaciones, mediante sueldo fijo y aprobar el manual de funciones generales y específicas de cada cargo.
• Decidir sobre el ingreso y suspensión o sanción o la exclusión de los asociados.
• Determinar el monto de las fianzas y la naturaleza de las mismas, que deben constituir las personas que tienen a su cargo el manejo o cuidado de los bienes y recurso del Fondo.
• Preparar y someter a consideración de la Asamblea, proyectos de interés general que sean de su competencia.
• Examinar y aprobar en primera instancia, el balance y proyectos de distribución de excedentes.
• Establecer y reglamentar el funcionamiento de sucursales o agencias.
• Designar las entidades bancarias o de carácter financiero a través de las cuales se deben manejar los dineros del Fondo.
• Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales o transigir cualquier litigio que tenga el Fondo
• Llevar registro de las reuniones dejando constancia de las decisiones tomadas en las actas y transcribirlas al libro oficial de Actas de Junta Directiva.
• Elaborar y presentar a la Asamblea las reformas a los Estatutos que sean convenientes para el buen funcionamiento del fondo.
• Fijar las políticas del SARLAFT
• Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.
• Aprobar manual de procedimientos y sus actualizaciones.
• Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
• Emitir pronunciamiento sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
• Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
• Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo, en los casos en los que la Ley permite tal exoneración.
• Las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.
• Dar cumplimiento a las normas sobre el Sistema Integral de Administración del Riesgo SIAR y aprobación del plan de desarrollo integral
• Ejercer las demás funciones que, de acuerdo con la Ley o estos Estatutos, no estén asignados a otros estamentos de administración

Responsabilidades de los Administradores

Los administradores del Fondo de Empleados solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolor o culpa ocasionen al Fondo de Empleados, a los asociados o a terceros, serán responsables por omisión o por extralimitación (Articulo 200, Ley 222).

• Junta Directa en Fonmaíz: En el caso de Fonmaíz son 7 miembros, 5 principales y 2 suplentes nombrados por periodo de dos años.

Gerencia

El Fondo de Empleados deberá tener un gerente que será el representante legal, principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.  El Gerente es nombrado por la Junta Directiva del Fondo de Empleados e igualmente debe tener un suplente.

Funciones del Gerente

• Ejecutar las decisiones o determinaciones de Junta Directiva o la Asamblea General.
• Representar judicial y extrajudicialmente al Fondo y conferir en Juicios mandatos especiales.
• Abrir, junto con el presidente, Vicepresidente, Vocales y/o Secretario(a), las cuentas bancarias, firmar cheques, valores y otros documentos de crédito relacionados con la actividad del Fondo.
• Informar periódicamente a la Junta Directiva sobre el estado económico y financiero del Fondo, cumplimiento de planes y presupuestos, estado de morosidad, funcionamiento de los servicios y otros informes que sean necesarios o convenientes para la toma de decisiones.
• Responsabilizarse de que la contabilidad se llevé conforme a requerimientos técnicos y las normas que sobre el particular señalen las autoridades competentes y de que se rindan los informes respectivos en la forma y en los términos establecidos.
• Nombrar a los empleados del Fondo que no estén asignados a la Junta Directiva, evaluarlos periódicamente y removerlos de sus cargos o suspenderlos de acuerdo con las normas legales.
• Realizar las operaciones permitidas en estos Estatutos y celebrar contratos hasta por una suma equivalente a ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales.
• Responsabilizarse del envío correcto y oportuno de informes de todo tipo que sean obligatorios al órgano gubernamental de control y vigilancia y a todas las demás entidades que sea necesario por mandato de la Ley o por compromisos con las mismas según acuerdos o contratos.
• Preparar proyectos de planes de desarrollo y actividades de presupuesto anual, de reglamentos de servicios, bienestar y de otro tipo, según acuerdos o solicitudes de Junta Directiva y someterlos a su estudio y aprobación.
• Someter a estudio del órgano gubernamental de control y vigilancia los documentos que por mandato legal sea obligatorio enviar a esta entidad para su respectivo estudio.
• Someter a aprobación del órgano permanente de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
• Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el órgano permanente de administración.
• Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
• Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
• Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
• Aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización solidaria, incluyendo los integrantes de los órganos de administración y de control.
• Dar cumplimiento a las normas sobre el Sistema Integral de Administración del Riesgo SIAR

Comité Control Social

Con el decreto ley 1481 de 1989 se estableció la  posibilidad de que cada Fondo de Empleados tuviese un comité de control social sin embargo, solamente hasta el año 1998 a través de la Ley 454, se instauró la obligatoriedad de nombrar por asamblea un Comité de Control Social, cuyas funciones están delimitadas a la vigilancia social.

El control social de estos comités es interno y técnico ya que está conformado internamente con asociados del Fondo de Empleados y técnico porque debe seguir parámetros y técnicas previamente establecidas para medir eficazmente la labor social de la entidad, como es, por ejemplo el balance social, el PESEM, etc.  Este comité es nombrado por la Asamblea General de Asociados y en el caso de FONMAÍZ está compuesto por 3 asociados principales y 3 suplentes.

Funciones del Comité de Control Social:

• Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998 y en el Titulo IV, Capitulo X, numeral 3 de la Circular básica jurídica 20 de 2020. b. Expedir su propio reglamento que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario (o de quienes hagan sus veces), los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social
• Llevar el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social.
• Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, en los estatutos de la organización, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de educación y solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.
• El órgano de control social y técnico, hará seguimiento permanente al Proyecto Educativo socioempresarial – PESEM de la organización, desde su construcción e implementación, hasta su evaluación; y será presentado a la asamblea general, con el apoyo de la administración y los comités, que respondan a este balance anual.
• Revisar, como mínimo una vez en el semestre, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el.
• En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la organización, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir, al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control social detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, este comité deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular. investigaciones.
• El Comité de Control Social adelantará las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el “régimen de sanciones, causales y procedimientos” estatutario con el fin de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa de todos los asociados previsto en el artículo 29 de la Constitución Política.
• Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados, ante la Junta Directiva o ante el representante legal
• El comité de Control Social podrá hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, el presente Estatuto y Reglamentos
• En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, éste debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios. Así mismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la presente circular o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen o en el plazo establecido en el estatuto, siempre que éste no sea superior a quince (15) días hábiles.
• Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quién puede participar en la asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos.
• Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria y cuando lo considere conveniente a la Junta Directiva, Gerente o Revisor Fiscal.
• Los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos, y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración; y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.
• Los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración y suministrar la información requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social o el órgano designado para ello.
• Convocar a Asamblea General en los casos establecidos por el presente Estatuto
• Las demás que le asigne la Ley, el estatuto o la Asamblea general siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de Revisoría Fiscal o sean competencia de los órganos de Administración.

Las funciones  del Comité de Control Social, deberán desarrollarse con fundamento en criterio de investigación y valoración, y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente.

Los miembros de este órgano responden personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley y los estatutos.

Revisor Fiscal

Los Fondos de Empleados deberán contar con un revisor fiscal y su respectivo suplente elegidos por la asamblea general, deberán ser contadores públicos titulados, personas naturales o firmas de revisión fiscal.

Las funciones y atribuciones del revisor fiscal serán determinadas en los estatutos pero deberán ser acordes con las normas establecidas para el ejercicio de la profesión de contador público.

El revisor fiscal y su suplente no podrán ser asociados del Fondo de Empleados donde ejerce la función de revisoría fiscal.

Comité de Evaluación de Riesgo de Liquidez

Este comité es nombrado por la Junta Directiva y tiene como objetivo apoyar a la Junta Directiva y a la Gerencia del Fondo de Empleados en la asunción de riesgos y la definición, seguimiento y control de éste, realizando una gestión integral de la estructura de sus Activos, Pasivos y posiciones fuera del balance, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales cambios que ocasionen pérdidas en los estados financieros, teniendo en cuenta los criterios impartidos por la Superintendencia de Economía Solidaria para la evaluación y control del riesgo.